Aufbewahrungsfristen

Diese Übersicht befreit Dich von zu viel Papier

Diese Übersicht befreit Dich von zu viel Papier
03
Jan

Diese Übersicht befreit Dich von zu viel Papier

Der papierlose Haushalt ist wohl noch schwieriger zu bewerkstelligen als das papierlose Büro. Die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen aller Art stellen uns immer wieder vor die Frage: Muss ich das aufbewahren oder kann das weg? Die einen sind radikal und schmeißen einfach alles weg, andere sind vorsichtiger und bewahren die Unterlagen lieber etwas länger auf, um keine wichtigen Dokumente zu verlieren.

Das Geheimnis liegt in den Aufbewahrungsfristen

Um mehr Klarheit in den Papierdschungel zu bringen und Dir bei der Ausdünnung Deiner Ordner zu helfen, habe ich die wichtigsten empfohlenen Aufbewahrungsfristen für Dich zusammengetragen.

Aufbewahrungsfristen für Deine privaten Unterlagen

  • Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen solltest Du aufbewahren, bis der Rentenanspruch geklärt und von der Rentenversicherung schriftlich bestätigt ist. Also im Zweifel bis zur Rente. Dazu zählen auch Kündigungsschreiben und Sozialversicherungsnachweise.
  • Kontoauszüge und Bankbelege dienen auch als Zahlungsnachweise und sollten daher 4 Jahre aufbewahrt werden.
  • Bankunterlagen wie Dokumente zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan) und Kreditverträge müssen über die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
  • Dokumente zu Versicherungen sollten für die gesamte Laufzeit der jeweiligen Versicherungspolice aufbewahrt werden. Dazu zählen Verträge und Policen, Änderungen, Statusberichte und Schriftwechsel.
  • Steuerunterlagen (Bescheide, Erklärungen und die dazugehörenden Belege) sollten 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Finanzamt kann 10 Jahre rückwirkend Belege zu einer Erklärung anfordern. Weiterhin kann es passieren, dass man für staatliche Anträge, wie beispielsweise Pflegegeldangelegenheiten, 10 Jahre rückwirkend die Unterlagen benötigt.
  • Kaufverträge, -belege und Quittungen sollten aufgrund der Garantie 2 Jahre aufbewahrt werden (bei einer längeren Garantie den Beleg entsprechend länger aufbewahren). Bei Anschaffungen, die im Zusammenhang mit der Hausratsversicherung relevant sind (zum Beispiel Schmuck, Möbel, Elektronik), sollte man die Belege gut verwahren. Hier gilt allerdings auch: Wenn es den angeschafften Gegenstand nicht mehr gibt, dann kann natürlich auch der Beleg weg.
  • Rechnungen verjähren im Regelfall nach 2 Jahren, außer Handwerkerrechnungen! Diese bitte mindestens 5 Jahre aufbewahren. Dies entspricht der Gewährleistungsfrist für Handwerksleistungen.
  • Alte Mietverträge und die dazugehörenden Übergabeprotokolle sollten auch nach Beendigung des Mietverhältnisses 3 Jahre aufbewahrt werden.
  • Kautionsquittungen im Zusammenhang mit einer Mietwohnung ebenfalls noch bis 3 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses aufbewahren.
  • Nebenkostenabrechnungen für die Mietwohnung können nach einem Jahr entsorgt werden.
  • Wohneigentum, sei es Haus oder Wohnung: Alle Rechnungen für eine leichtere Wertfeststellung (sollte es zu einem Verkauf kommen) aufbewahren.
  • Gerichtsurteile und Mahnbescheide solltest Du tatsächlich 30 Jahre lang aufbewahren.
  • Lebenslänglich solltest Du folgende Unterlagen aufbewahren:
    • Standesamtliche Urkunden wie Geburts- und Heiratsurkunden, ebenso Sterbeurkunden von Angehörigen
    • Notarielle Urkunden
    • Ärztliche Unterlagen wie Gutachten und Röntgenbilder
    • Schul- und Hochschulzeugnisse
    • Nachweise über Berufsabschlüsse

 

Aufbewahrungsfristen für Deine Unterlagen im Büro

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestimmen, wie lange bestimmte Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Die gesetzlichen Regelungen dazu findest Du im Handelsgesetzbuch (HGB) und in § 147 AO.

Grundsätzlich gibt es Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren und von 10 Jahren, je nach Art der Unterlagen. Diese Fristen sind Teil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).

Ich empfehle hier Pragmatismus: Alle geschäftlichen Unterlagen 10 Jahre aufbewahren. Es gestaltet sich einfach leichter, alles nach 10 Jahren auszusortieren, als die einzelnen Jahre nach den unterschiedlichen Fristen zu durchforsten. Da die Geschäftsunterlagen im besten Fall nach Jahren sortiert sind, ist man damit auch schnell fertig: Ordner nach Ablauf der Frist schnappen, Papier raus und ab in den Reißwolf. Damit ist ein Ordner leer und bereit für ein neues erfolgreiches Geschäftsjahr.

 

Wann Du Deine geschäftlichen Unterlagen dem Reißwolf übergeben darfst

Achtung bei der Fristenberechnung für Deine Geschäftsunterlagen!

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht wurden bzw. der Buchungsbeleg entstanden ist. Das heißt: Wenn Dein Steuerberater den Jahresabschluss 2015 erst im Januar 2017 beim Finanzamt einreicht, dann beginnt die Verjährungsfrist erst mit Ablauf des Jahres 2017 zu laufen. Plus 10 Jahre = 2027. Der Jahresabschluss 2015 darf also erst 2028 vernichtet werden.

 

Neues Jahr - weniger Papier?

Mein Tipp zum Schluss. Check doch mal, ob Du künftig Papier vermeiden kannst, indem Du Rechnungen elektronisch anforderst und auch elektronisch ablegst. Telefonrechnungen, Strom- und Gasrechnungen zum Beispiel. Für den geschäftlichen Bereich empfehle ich Dir, dies vorher mit Deinem Steuerberater zu klären.

 Viel Spaß beim Schreddern wünscht Dir Andrea

 

Foto: unsplash.com